10 conseils pour bien gérer la comptabilité de votre PME
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Pour faire des affaires longtemps, il faut être à son affaire. Voilà pourquoi faire une gestion serrée de la comptabilité de votre PME est un élément clé qui contribuera au succès de votre projet entrepreneurial. Si vous en êtes à vos premières armes, suivez ces conseils pour bien vous tirer d’affaire.
Même si faire la comptabilité de votre petite entreprise, ce n’est pas votre truc, vous devez vous assurer de la saine gestion de la comptabilité de votre PME. Ainsi, vous maximiserez vos chances de succès et assurerez la pérennité de votre projet. Vous faciliterez également l’obtention de financement.
« Faire de la comptabilité, c’est faire un suivi des entrées et des sorties d’argent de votre entreprise. Et c’est être capable d’enregistrer vos opérations commerciales pour pouvoir analyser la performance financière de votre compagnie », explique Simon Lapointe, directeur Intelligence d’affaires et analytique, commercial et comptable professionnel agréé (CPA) à la Banque Nationale.
1. Respectez la loi
Il ne suffit pas de faire votre tenue de livres pour être en règle. Vous devez surtout adopter de bonnes pratiques comptables, parce qu’il est obligatoire de produire une déclaration de revenus au Canada.
Cette déclaration dépendra de la forme juridique d’entreprise que vous avez créée.
« Lorsque l’entreprise est incorporée, elle est une personne morale, donc la compagnie est considérée comme une personne au sens de la loi et elle requiert d’avoir sa propre déclaration d’impôt, précise Simon Lapointe. Si c’est une entreprise individuelle ou enregistrée, le propriétaire ajoute les revenus et les dépenses liées à l’entreprise à sa déclaration d’impôts pour particuliers, car il est garant de tout ce que la compagnie fait. »
Il faut aussi produire au minimum un bilan et un état des résultats (aussi appelé un avis aux lecteurs), qui accompagnera la déclaration d’impôt. Faites appel à un bon comptable spécialisé en comptabilité de la PME en qui vous avez confiance afin d’éviter beaucoup de tracas dans le futur.
2. Pensez à suivre une formation en comptabilité
Vous pouvez également suivre une formation en comptabilité ou un cours de comptabilité pour petite entreprise. « C’est bon de le faire et certains logiciels de tenue de livres offrent des formations en ligne assez simples », précise Simon Lapointe. Des plateformes d’apprentissage en ligne vous aideront aussi à parfaire vos connaissances.
Vous pourrez notamment y démêler la notion de débit versus celle du crédit. Le débit comprend les actifs (petite caisse, comptes clients, etc.) et les charges (dépenses, paies, etc.) alors que le crédit comprend les passifs (prêt bancaire, comptes fournisseurs, etc.) et les revenus (ventes, etc.). Au niveau des écritures comptables, les débits doivent égaler les crédits. Tout cela peut sembler complexe au début, mais c’est avec le temps et en maîtrisant les bases que vous pourrez faire les écritures de votre entreprise.
3. Soyez organisé et suivez le fil de vos dépenses
Pour être en mesure de bien faire la comptabilité d'une petite entreprise, il faut noter, détailler et classer les comptes recevables et payables, reçus de dépenses et bons de commande. « La fameuse boîte à chaussures où l’entrepreneur dépose ses factures et la donne à son comptable n’est efficace pour personne. Il est maintenant possible de numériser ses factures et ses documents ou de les prendre en photo pour les garder en archives », souligne Simon Lapointe. Pourquoi remettre à demain le classement de votre paperasse quand vous pouvez le faire au jour le jour?
4. Effectuez une tenue de livres rigoureuse
La tenue de livres comptables englobe tout le processus journalier consistant à écrire les transactions, à les catégoriser, et à faire le rapprochement de vos comptes.
« Généralement, le teneur de livres enregistre les transactions et son coût est moins élevé qu’un comptable qui finalise les états financiers et les déclarations d’impôts. La plateforme infonuagique Opério offre également un service clés en main incluant la tenue de livres et les états financiers », ajoute Simon Lapointe.
Dès le départ, il vous faut déterminer si vous ferez une comptabilité de caisse ou une comptabilité d’exercice. « La comptabilité de caisse, c’est la base : il n’y a pas de comptes payables ni de comptes recevables. Quand l’argent rentre, c’est un revenu et quand l’argent sort, c’est une dépense. Les entreprises enregistrées ou les entreprises individuelles sans trop de complexité peuvent faire une comptabilité de caisse. Mais dès que l’entreprise se complexifie, il faut faire de la comptabilité d’exercice afin de suivre les comptes payables et les comptes recevables », indique Simon Lapointe.
5. Optimisez votre précieux temps
Vous pouvez choisir de faire vous-même la tenue de livres et la comptabilité dans Excel ou dans un logiciel de comptabilité adapté aux petites entreprises. Mais comme chaque heure compte dans la vie d’un entrepreneur, vous pourriez aussi opter pour la sous-traitance à l’externe et confier le tout à des experts. « L’avantage est d’avoir plus de temps pour gérer le reste de l’entreprise. L’inconvénient? Ça coûte plus cher que de le faire soi-même. Si vous avez le temps et les compétences, il peut être optimal de faire votre comptabilité. Si vous considérez qu’il est préférable de passer tout votre temps sur d’autres tâches et de payer quelqu’un pour faire les écritures, c’est ce que vous devriez faire », recommande Simon Lapointe.