Télétravail : Comment améliorer l’environnement de travail en entreprise??

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Une gracieuseté de

«Oui, la mobilisation de vos employés dans un contexte de télétravail sera un défi. Cela vous demandera plus d’efforts que si vous étiez tous physiquement au même endroit», avoue d’emblée Nadia Boucher, conseillère senior, expérience employé chez Banque Nationale.

Selon cette dernière, il est possible de maintenir une excellente relation gestionnaire-employé en investissant plus de temps dans l’organisation des communications internes et en faisant preuve d’agilité. «Alterner entre les rencontres formelles et informelles pour aligner, prioriser et favoriser la collaboration entre vos employés. Vous devrez également communiquer régulièrement vos disponibilités au reste de l’équipe pour éviter le sentiment d’isolement.»

Pour une rencontre virtuelle réussie, Nadia Boucher insiste également sur les points suivants :

Demandez aux employés d’activer leur caméra
Effectuez un «tour de table» pour prendre le pouls de votre équipe. Demandez-leur de décrire leur état d’esprit en un mot ou pourquoi pas de partager un GIF?
Allez chercher les participants silencieux en leur demandant leur opinion sur le sujet de la réunion
Encouragez l’utilisation du «clavardage de réunion» pour dynamiser votre rencontre ou répondre aux questions des participants
N’hésitez pas à nommer un modérateur au besoin
Gardez-vous du temps afin d’effectuer une dernière ronde pour vous assurer que la réunion a répondu aux besoins et que les messages-clés ont bien été compris
Remerciez votre équipe pour leur participation avant de quitter l’appel

Pour offrir un environnement de travail dynamique, vous devez travailler le sentiment d’appartenance de votre équipe. Pour Nadia Boucher, télétravail ou pas, les gens veulent avant tout être utiles et faire partie d’une équipe.

Comment y arriver? Organisez des rencontres virtuelles qui ont pour but de prendre des nouvelles de tout un chacun et de partager les derniers bons coups de l’équipe ou de certains des membres. Puis, préparez un sondage hebdomadaire pour mesurer le niveau de bonheur des membres de votre équipe.

Vous pouvez également organiser des activités ludiques comme un jeu-questionnaire sur l’actualité ou une séance de yoga.

«Mais attention, avant de penser à organiser une séance de yoga sur l’heure du midi, il faut vous assurer que les besoins primaires de vos employés sont comblés. Si votre employé est stressé, seul à la maison avec de jeunes enfants et débordé; ce n’est pas une activité ludique qui va l’aider.»

Pour favoriser un environnement de travail idéal, il vous faudra gérer le degré de stress de votre équipe et favoriser son bien-être… à distance. Selon Nadia Boucher, le dicton «pas de nouvelle, bonne nouvelle» n’a pas sa place dans un contexte de télétravail.

«Les gens ont basculé dans le travail à distance avec des gains et des pertes, insiste l’experte. Alors que certains y trouvent des avantages (meilleur équilibre travail-vie, meilleure concentration), d’autres découvrent des inconvénients (manque d’interaction sociale, manque d’espace physique ou difficulté à se concentrer).»

«Pour vos employés qui ont perdu leurs repères, devenez un phare. Soyez francs, honnêtes et humains avec vos employés qui sont anxieux ou qui éprouvent des frustrations. Demandez-leur ce qui a changé dans leur routine? Comment ils la vivent? De quoi ont-ils besoin? Ciblez leurs bons coups et donnez-leur de la rétroaction positive. En tant qu’entrepreneur, le but de cette conversation est de donner à tous vos employés la flexibilité requise pour redéfinir une routine de travail qui va améliorer leur santé physique et psychologique.»

«L’intention est d’être flexible sur l’aménagement du temps de travail pour redonner à tous un sentiment de contrôle et ainsi aider à diminuer leur stress. La flexibilité peut se traduire par une offre d’horaires variés, comme des gens qui travailleront plus tôt le matin, alors que d’autres choisiront de travailler plus tard et en soirée. Offrir des horaires comprimés peut également aider à réduire le taux de stress des employés. Pourquoi ne pas travailler le même nombre d’heures par semaine, mais sur 4 jours plutôt que 5?»

Pour Nadia Boucher, l’approche générique ne tient plus la route. «Il y a maintenant plusieurs réalités et plusieurs préférences. Comme employeur il vous faut élargir les paramètres de ce que vous considérez comme acceptable. Vos employés n’en seront que plus heureux et motivés.»

Plusieurs entrepreneurs auront également à engager de nouveaux employés et à les intégrer au reste de l’équipe, toujours dans un contexte de télétravail.

Si le processus de sélection et d’entrevues peut se faire facilement avec le Web et les vidéoconférences, l’intégration d’un nouvel employé peut représenter certains défis pour l’employeur.

«Soyez transparent avec vos nouvelles recrues et invitez-les à ne pas hésiter à demander de l’aide ou à poser des questions quand ils sont dans l’incertitude», précise Nadia Boucher.

Si vous êtes trop occupés pour bien épauler votre nouvel employé, prenez le temps de le présenter virtuellement au reste de l’équipe, puis jumelez-le avec un collègue qui connaît bien les rouages de votre entreprise. Cette personne-ressource pourra aider l’employé à s’intégrer plus rapidement et lui fournir le matériel de départ nécessaire pour être efficace.

Télétravail ou pas, la formation des employés devrait toujours être une priorité. «Souvent, les gens pensent à tort qu’une formation ne peut pas être optimale si les employés ne sont pas tous réunis physiquement dans une même salle. C’est faux. Vous devrez seulement faire preuve d’adaptation.»

Selon l’experte, la situation actuelle est le moment propice pour développer une offre de formation en ligne. «Vous pourriez filmer une série de tutoriels, puis les mettre en ligne sur YouTube ou offrir une formation en direct sur une plateforme de vidéoconférence, par exemple.»

Outre le choix du médium, Nadia Boucher insiste également sur deux autres points : l’importance de trouver le bon moment dans la semaine et demander un retour sur la qualité de votre formation. «Allez chercher de la rétroaction auprès de vos employés après la formation. Vous pourrez ensuite évaluer si vos objectifs ont été atteints et identifier les points à améliorer pour vos prochaines formations. Surtout, veillez à faire un débrief des apprentissages en équipe. Qu’est-ce qu’ils en retiennent? Qu’est-ce qu’ils peuvent faire différemment? Comment peuvent-ils appliquer ces nouveaux apprentissages au quotidien?»

En terminant, Nadia Boucher conseille aux entrepreneurs de mettre au service des employés les mêmes qualités qui ont fait d’eux de bons entrepreneurs. «Vous avez réussi parce que vous avez à cœur la satisfaction des clients, vous êtes curieux et vous vous êtes adaptés pour répondre à leurs besoins. Vos employés sont comme vos clients. Ils veulent être vus, entendus et reconnus.»