Développer vos talents de communicateur en 7 étapes
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L’année 2021 amène avec elle son lot d’incertitude et d’inconnu. Afin de relever les défis qui vous attendent, vous devrez être un bon communicateur. Comment y parvenir?
Je ne pouvais demander mieux pour aborder cette nouvelle année que de débuter cette collaboration régulière avec la Revue Gestion. Depuis maintenant plus de 12 ans à la tête de Lord Communication managériale, je suis convaincue que la communication est au cœur de la réussite de nos leaders... J’ai exploré toutes les facettes de ce qui constitue un leadership inspirant ainsi que les habiletés et les compétences qui doivent être réunies pour l’incarner. Je suis donc très heureuse et choyée de pouvoir partager avec vous chaque mois des moments d’inspiration qui, sous forme de réflexions, conseils et trucs, vous guideront sur la voie pour accroître votre leadership et votre influence dans votre organisation.
Les débuts d’année sont souvent marqués par le changement. Ils sont propices aux bilans et aux nouvelles orientations. Profitez de cette nouvelle année pour vous questionner sur vos habiletés et posez un regard objectif sur vos qualités de communicateur. Voici comment faire.
1) Vous connaître d’abord
Encadrer et gérer des employés est un défi en soi. Ce défi est encore plus grand si, en plus, vous évoluez dans un contexte de télétravail, car, même à distance, vous devez créer un sentiment de proximité et de l’interaction avec vos collaborateurs. Dans ces conditions, la connaissance de votre style de communication devient un enjeu majeur dans votre capacité à échanger avec vos équipes et à les «coacher».
Prenez donc le temps de vous interroger sur votre propre style de communication et à la façon de l’adapter dans le contexte actuel. En identifiant votre approche basée sur ce schéma adapté de la typologie de Merrill et Reid — êtes-vous conciliateur, animateur, analytique ou directif? —, vous serez en mesure de dresser la liste de vos points forts et de vos points à améliorer.
2) Intégrez la communication dans votre gestion
La majorité des gestionnaires et des professionnels qui assurent la gestion d’équipes considèrent que la communication va de soi. Ils se demandent rarement pourquoi certaines activités leur paraissent plus stressantes que d’autres et moins productives.
Maintenant que vous devez manœuvrer avec des équipes à distance, il est crucial de vous demander si toutes vos activités de communication sont nécessaires. Combien de temps accordez-vous à leur préparation, lesquelles vous mettent le plus à l’aise et lesquelles vous donnent le trac?
Commencez par lister toutes les activités de communication que vous menez. Notez leur fréquence, leurs objectifs, et à qui elles s’adressent. À l’issue de cet exercice, vous pourrez identifier les facteurs de réussite, mais aussi les éléments qui vous causent du stress ou de l’inconfort, par exemple la position hiérarchique ou le style de communication. Ne multipliez pas les activités de communication si celles-ci n’apportent pas de résultats et n’inspirent personne. Privilégiez celles dans lesquelles vous excellez. Gardez votre liste sous la main, car elle deviendra un outil de référence indispensable.
3) Pensez à votre interlocuteur et choisissez le canal de diffusion
Préparer une présentation nécessite beaucoup de temps et d’efforts pour l'élaboration de son contenu et des messages-clés. Même s’il faut secouer vos idées préconçues, pensez d’abord à votre interlocuteur. C’est ce que les gestionnaires inspirants appellent la «préparation mentale». Pour toucher votre public et vous assurer que le message passe, vous devez savoir à qui vous vous adressez. Connaître vos interlocuteurs, leurs émotions, leurs craintes sera une clé importante pour comprendre leur résistance éventuelle.
Puis, une fois votre message transmis, recherchez la rétroaction et validez la compréhension de vos interlocuteurs. Cela est indispensable afin d’ajuster votre message, réduire l’opposition et aller chercher l’engagement.
Finalement, réfléchissez aux canaux de diffusion utilisés par votre organisation pour communiquer les messages. Combien y en a-t-il? Quels sont ceux qui sont le plus souvent employés et ont-ils l’effet souhaité? Bien que le canal électronique soit tentant en raison de sa rapidité et de son côté pratique, il n’est pas le seul qui existe. Listez les canaux de diffusion et voyez leurs avantages et leurs inconvénients en fonction de la situation et de l’objectif poursuivi. Réfléchissez à qui vous vous adressez, à ce que vous voulez transmettre et aux réactions attendues à votre message. N’oubliez surtout pas d’explorer l’utilisation des canaux informels pour soutenir vos stratégies de communication.
4) Préoccupez-vous de votre crédibilité
La crédibilité, c’est ce que les autres perçoivent de vous. Elle repose sur l’interprétation que les gens se font de vos actes et sur votre façon d’interagir avec les autres. Elle est puissante et fragile à la fois. Il faut souvent des années pour la bâtir, mais quelques minutes suffisent pour la perdre.
Prenez un moment pour observer attentivement un communicateur que vous jugez inspirant. Que ce soit une personnalité publique ou d’affaires, regardez cette personne s’adresser à son auditoire sans prêter attention au message. Observez plutôt sa présence, son attitude, son regard, ses gestes, ses mots et la façon dont elle établit la relation avec son public. Dans votre réflexion et vos efforts pour vous bâtir une solide crédibilité, tenez compte de ces composantes et ajustez-les à la culture de votre entreprise : la tenue physique, le capital de sympathie, la compétence, l’expression et la cohérence.
5) Soyez clair et cohérent
Si vous souhaitez inspirer les autres et leur donner l’envie de vous suivre, soyez clair et cohérent. Les gestionnaires qui ne font que parler et qui n’appliquent pas les règles qu’ils imposent sont difficiles à suivre.
Pour que vos équipes se conforment à vos idées, vous devez démontrer de la cohérence au quotidien et ne pas la perdre dans les situations critiques. Rappelez-vous que vous devez prêcher par l’exemple, vous soumettre à vos propres règles, tenir vos promesses, renforcer les comportements souhaités, rester cohérent, même dans le changement.
6) Faites preuve d’empathie et cultivez l’excellence
En tant que gestionnaire, vous devez développer une bonne écoute. Prendre le temps d’écouter votre interlocuteur et de faire preuve d’empathie à son égard vous permettra de faire avancer la discussion en diminuant la charge émotive. En aidant l’autre personne à nommer l’émotion négative qui l’habite, vous verrez des sentiments positifs ressurgir. L’écoute vous permettra d’aider l’autre à franchir le mur qui l’empêche d’avoir une vision plus large et plus objective de la situation.
7) Passez à l’action
Dernière étape : entraînez-vous à développer votre goût pour la communication et commencez à l’intégrer dans votre gestion au quotidien. Engagez-vous, par exemple, en posant un geste inspirant par jour. Ne perdez pas de vue que tous les gestionnaires qui sont soucieux de cet apport crucial à leur gestion et qui le mettent en pratique inspirent leurs équipes et les amènent à pratiquer l’excellence!
Nous sommes curieux de connaître vos champs d’intérêt et vos questionnements en lien avec la communication de gestion. N’hésitez pas à nous en faire part, et nous pourrons orienter nos articles avec encore plus de pertinence.
Auteure : Isabelle Lord
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Références
Lord, I. (2011). Gestionnaires inspirants : les 10 règles de communication des leaders. Logiques.